Excel vs resursplaneringsverktyg – varför ett dedikerat system vinner
Nästan alla bolag börjar planera sina resurser i Excel. Det är gratis, alla kan det och det funkar – ett tag. Men när teamet växer och projekten blir fler uppstår problem som kalkylblad aldrig var designade att lösa.
Av Resourcy-teamet · Publicerad 23 april 2025
Excel är ett fantastiskt verktyg för det det är skapat för: ad hoc-analys, enstaka beräkningar och datautforskning. Men resursplanering kräver något annat – realtidssamarbete, historik, automatiserade rapporter och behörighetsstyrning. Ingen av dessa saker fungerar bra i ett kalkylblad.
Den här guiden går igenom de sex vanligaste problemen med Excel-baserad resursplanering, visar vad ett dedikerat system ger dig istället, och svarar på de frågor vi hör oftast från bolag som funderar på att byta.
De 6 vanligaste problemen med Excel-planering
Dessa problem dyker upp regelbundet när vi pratar med bolag som fortfarande planerar i kalkylblad.
Kollisioner och dubbelbokning
Flera personer redigerar samma fil – konflikter, överskrivna ändringar och dubbelbokning av resurser är vardagsmat. Excel har inget inbyggt stöd för realtidsplanering.
Inga live-rapporter
Varje rapport måste skapas manuellt. Det tar tid och data är redan gammal när den presenteras. Ingen kan se aktuell beläggning utan att öppna och räkna om.
Tidskrävande underhåll
Nya projekt, nya resurser, förändrade tillgångar – allt kräver manuell uppdatering i kalkylbladet. På ett konsultbolag med 30 personer kan det ta timmar i veckan.
Felkänsligt och svårt att granska
En felaktig formel, ett borttaget cellvärde eller en felkopplad referens kan förstöra hela planeringen tyst – utan att någon märker det förrän det är försent.
Ingen åtkomstkontroll
Vem får ändra vad? Excel saknar granulär behörighetsstyrning. Antingen har alla tillgång till allt, eller så delar ni upp filen – vilket skapar ännu mer silos.
Skalas inte med bolaget
Fem personer och tio projekt fungerar i Excel. Femtio personer och hundra projekt fungerar inte. Filerna blir långsamma, komplexa och ohanterbara.
Vad kostar Excel-planering egentligen?
Excel känns gratis – men den dolda kostnaden ligger i tiden. Här är ett räkneexempel för ett konsultbolag med 30 personer:
Räkneexempel
- Tid för manuellt planeringsunderhållca 3 timmar/vecka
- Tid för manuell rapportsammanställningca 2 timmar/vecka
- Total tid5 timmar/vecka = ca 20 timmar/månad
- Vid en intern timkostnad på 500 kr10 000 kr/månad
- Plus kostnaden för felbeslut på grund av inaktuell data—
Siffrorna ovan är ett räkneexempel – inte en garanti. Faktisk tidsåtgång och kostnad varierar mellan bolag.
Ett dedikerat resursplaneringsverktyg kostar en bråkdel av det – och eliminerar dessutom risken för kostsamma felbeslut baserade på gammal data om beläggning och kapacitet.
Räkna på er egen situation med vår ROI-kalkylator.
Vad ett dedikerat system ger dig
Ett system som är byggt för resursplanering löser problemen ovan – utan att du behöver bygga och underhålla komplexa kalkylblad.
Ett dedikerat resursplaneringsverktyg som Resourcy är byggt från grunden för att hantera precis de utmaningar som Excel inte klarar. Här är vad ni får istället:
Resursplanering i Excel vs Resourcy – jämförelse
Så migrerar ni från Excel till Resourcy
Den vanligaste oron inför ett byte är migrationen. I praktiken är den enklare än de flesta tror – så här går det till:
Steg 1 – Vi importerar era befintliga Excel-filer
Skicka era nuvarande planeringsfiler så hjälper vi er att importera resurser, projekt och allokeringar direkt in i Resourcy.
Steg 2 – Vi sätter upp er struktur
Vi konfigurerar projekt, team, behörigheter och rapporter efter hur ni faktiskt arbetar.
Steg 3 – Ni får en genomgång
Hela teamet får en onboarding på svenska så att alla är trygga med systemet från dag ett.
Steg 4 – Ni är igång – på 1–3 dagar
De flesta kunder är fullt operativa inom en till tre dagar efter start.
När räcker Excel?
För att vara ärliga: Excel fungerar utmärkt för ett litet team med få projekt och en person som äger planeringen. Om ni är fem personer, kör tre parallella projekt och en och samma person alltid uppdaterar filen – ja, då är Excel tillräckligt.
Men så fort ni är fler, kör fler projekt parallellt, behöver fler personas insyn i planeringen eller vill ha automatiska rapporter – då kostar Excel-lösningen mer i tid och felkostnader än vad ett dedikerat system gör.
Redo att lämna kalkylbladet?
Boka en 30-minuters demo så visar vi hur Resourcy ser ut med era egna projekt och resurser.
Vanliga frågor
Kan vi fortfarande exportera till Excel från Resourcy?
Ja. Resourcy har inbyggd export till Excel och PDF för alla tabeller och rapporter. Du förlorar inte möjligheten att arbeta i Excel – du väljer bara när det är lämpligt.
Hur lång tid tar det att migrera från Excel?
De flesta kunder är igång på en till tre dagar. Vi hjälper till med import av resurser och projekt direkt från era befintliga Excel-filer.
Passar Resourcy för alla bolag eller bara stora?
Resourcy passar från tio personer och uppåt. Det finns ingen övre gräns. Systemet skalas med er verksamhet utan att bli långsammare.
Är det svårt att lära sig systemet?
Nej. De flesta användare är produktiva inom en dag. Gränssnittet är byggt för att vara intuitivt och vi erbjuder onboarding och support på svenska.
Vad kostar Resourcy jämfört med Excel?
Excel har ingen direkt licenskostnad men en hög dold kostnad i form av manuell tid och felrisk. Resourcy har en låg månadsavgift per resurs och eliminerar den manuella tiden. För de flesta bolag med fler än tio personer betalar systemet snabbt tillbaka sig. Räkna på er situation med vår ROI-kalkylator.
Kan flera personer arbeta i Resourcy samtidigt?
Ja. Till skillnad från en delad Excel-fil är Resourcy byggt för att flera användare ska kunna planera samtidigt i realtid utan konflikter eller överskrivna ändringar.
Vad händer med vår historiska Excel-data?
Vi importerar er befintliga data vid migrationen så att ni behåller historiken. Ni kan dessutom alltid exportera data från Resourcy tillbaka till Excel när ni vill.
Redo att få kontroll på planeringen?
Boka en personlig demo så visar vi hur Resourcy kan hjälpa just er organisation.
Ingen installation • Molnbaserat • Svensk support • 30 dagars gratis trial